INFORMACJE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH

Jednym z głównych celów w Raiffeisen Digitla Bank jest promowanie kultury przestrzegania zasad, która umożliwia nam pracę w bezpiecznej i etycznej organizacji. Obejmuje to zgłaszanie wszelkich potencjalnych naruszeń Kodeksu postępowania lub wymogów regulacyjnych.

Zajmowanie się nieprawidłowościami ma znaczenie dla bezpieczeństwa i rozwoju naszej firmy i jest obowiązkiem zarówno pracowników, jak i interesariuszy zewnętrznych. Jednak otwarte poruszanie trudnych spraw nie jest dla każdego z różnych i ważnych powodów. Dlatego udostępniliśmy portal do zgłaszania naruszeń, który zapewnia możliwość m.in. zgłoszenia anonimowego.

Poniżej kilka wskazówek jak można skorzystać z różnych kanałów do zgłaszania nieprawidłowości.

Naruszenia prawa lub naruszenia naszego kodeksu postępowania, takie jak przekupstwo i korupcja, podejrzenia prania pieniędzy i naruszenia reżimów sankcji finansowych, oszustwa i kradzieże, konflikty interesów, ustawa o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, nękanie w pracy, mobbing, dyskryminacja lub zaniechania w ochrony danych osobowych.

Ważne: nie używaj tego kanału do standardowych skarg klientów, ale skontaktuj się z naszym działem obsługi reklamacji.

Pomożesz w wyjaśnieniu nieprawidłowości i znacznie skrócisz czas trwania dochodzenia, przestrzegając poniższych zasad i dostarczając odpowiednie materiały pomocnicze.

Uprzejmie prosimy o:

• podanie jasnego i zwięzłego opisu problemu (proszę unikać ogólnych stwierdzeń, takich jak „to jest oszustwo” i podać jak najwięcej szczegółów, aby wyjaśnić podstawę zgłoszenia;
• przesłanie (jeśli są dostępne) kopii wszelkich istotnych, uzyskanych zgodnie z prawem dokumentów, takich jak e-maile, zapisy rozmów telefonicznych, wiadomości tekstowe, dzienniki aktywności, notatki ze spotkań, zdjęcia, listy lub skany związane z Twoim zgłoszeniem;
• podanie (jeśli dotyczy) listy nazwisk i numerów telefonów innych potencjalnych świadków, którzy mogą poprzeć twoje zeznania.

Staramy się, aby proces zgłaszania nieprawidłowości był tak prosty, jak to tylko możliwe. W zależności od charakteru zgłoszenia osoba ds. zgodności lub ds. audytu grupy zapozna się ze zgłoszeniem w ciągu 48 godzin.

Czas rozpatrywania zgłoszenia będzie różny w zależności od złożoności sprawy. W trakcie dochodzenia zawsze możesz komunikować się z prowadzącym dochodzenie za pośrednictwem tego samego kanału, którym przesłałeś zgłoszenie.

Do wysłania anonimowego zgłaszania prosimy o skorzystanie z platformy dostarczanej przez Whispli, wielokrotnie nagradzanego dostawcy narzędzi do zgłaszania nieprawidłowości. Whispli został stworzony przez pracownika firmy, który jako informator ujawnił oszustwo o wartości 20 milionów dolarów.

Whispli chroni Twoją tożsamość, zapewniając najwyższe standardy bezpieczeństwa danych i zapewniając całkowitą anonimowość całego procesu (dane tła, takie jak adres IP użytkownika czy właściwości dokumentów przesłanych plików, nie są nam przekazywane). Masz pełną kontrolę nad tym, co przesyłasz.

Wszyscy musimy zapewnić szybkie i konsekwentne działania przeciwko naruszeniom naszego Kodeksu postępowania. Jednak w niektórych sytuacjach trudno jest stwierdzić, czy w ogóle doszło do naruszenia. Należy pamiętać o następujących kwestiach:

Aby dojść do właściwego rozwiązania, musimy być jak najbardziej wszechstronnie poinformowani.

O co konkretnie jestem proszony? Czy wydaje się to nieetyczne lub niewłaściwe?

Umożliwi ci to skupienie się na konkretnym pytaniu, przed którym stoisz, i dostępnych alternatywach. Kieruj się własnym osądem i zdrowym rozsądkiem: jeśli coś wydaje się nieetyczne lub niewłaściwe, prawdopodobnie takie jest. Jeśli masz wątpliwości, możesz oczywiście omówić sprawę ze swoim przełożonym, jeśli czujesz się z tym komfortowo. W wielu przypadkach będzie on miał większą wiedzę na ten temat i doceni zaangażowanie go w proces decyzyjny.

W większości sytuacji istnieje wspólna odpowiedzialność. Czy twoi współpracownicy są poinformowani? Pomocne może być zaangażowanie innych osób i przedyskutowanie problemu.

Możesz zgłaszać naruszenia etyczne w sposób poufny i bez obawy przed odwetem. Jeśli Twoja sytuacja wymaga zachowania Twojej tożsamości w tajemnicy, Twoja anonimowość będzie chroniona. Nasze najwyższe kierownictwo nie zezwala na żadne działania odwetowe wobec strony, która w dobrej wierze zgłosiła potencjalne naruszenia etyczne.

Jeśli nie masz pewności, co zrobić w danej sytuacji, poproś nas o poradę – chętnie pomożemy!